Um modelo de negócio inovador, escalável e com uma dinâmica própria não aparenta ser compatível com o modelo tradicional de gerenciamento de projetos. De um lado, observamos o espírito empreendedor, a disposição a riscos e a agilidade, mas, em contrapartida, a prática de gestão de projetos está repleta de procedimentos, controle de prazos, processos e relatórios.

Nesse cenário, que se revela em constante mudança, a associação do comportamento espontâneo e natural de uma startup com o gerenciamento de projeto não parece plausível. Para muitos, a agilidade de uma startup pode, muitas vezes, se opor à gestão de projetos ? que pressupõe processos definidos e práticas consideradas muito burocráticas para muitos empreendedores.

No entanto, se engana quem pensa que gestão de projetos é vantajoso somente para empresas estabelecidas. Mesmo que essa metodologia ainda seja muito associada a projetos tradicionais, um sistema de gerenciamento de projetos eficiente pode trazer mais benefícios para os novos empreendedores do que eles imaginam.

O que é gestão de projetos?

O gerenciamento de projetos é uma área que ganhou, nos últimos anos, um expressivo reconhecimento e importância. Um de seus principais difusores é o Instituto de Gerenciamento de Projetos, mais conhecido como PMI, na sigla em inglês. A associação profissional foi fundada nos Estados Unidos, em 1969, e atualmente conta com meio milhão de membros em mais de 180 países. De acordo com o PMBOK, uma espécie de guia de gestão de projetos organizado pelo próprio PMI, gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas adequadas às atividades do projeto, para atender aos seus requisitos e encerrar o mesmo com sucesso.

Para caracterizar os principais aspectos envolvidos em um projeto e no seu gerenciamento, o PMI destacou cerca de dez áreas de conhecimento que estão envolvidas no processo. ?Escopo?, ?Tempo?, ?Custos? e ?Qualidade? são os principais determinantes para alcançar o objetivo de um projeto ? ou seja, entregar um resultado de acordo com o escopo, no prazo e no custo definidos, e com qualidade adequada. ?Recursos Humanos? e ?Aquisições? são os insumos para produzir o trabalho do projeto. Além disso, temos ?Comunicações?, ?Partes interessadas? e ?Riscos?, fatores que devem ser continuamente monitorados para manter as expectativas e as incertezas sob controle, assim como o projeto no rumo certo. Enquanto isso, a ?Integração? abrange a orquestração de todos estes aspectos citados anteriormente.

Mesmo com inúmeros processos, as startups podem se beneficiar das vantagens de uma gestão de projeto eficiente. Ao adotar metodologias de gerenciamento de projetos, elas podem inovar com mais assertividade, reduzir custos, otimizar tempo, aumentar a produtividade, antecipar possíveis problemas e até aumentar as chances de resolução de problemas.

Mas para que ela serve?

No dia a dia de uma startup, devido a abundância de ideias, é comum ?se perder? no meio do caminho ? mas, com método bem delineados de gestão acaba ficando mais simples inovar. No contexto das startups, o gerenciamento de projetos serve para assegurar o sucesso de determinada iniciativa, garantindo que a mesma atenda as condições estabelecidas no planejamento em relação a prazos, custos e melhorias.

Além disso, de acordo com Roberto Gil Espinha, sócio-diretor da Euax com mais de 15 anos de experiência em projetos, o sucesso de um projeto também é determinado pela satisfação do cliente com o resultado entregue. Ou seja, o gerenciamento de projetos surge como uma solução que permite que cada decisão em determinado projeto seja embasada em estratégias eficazes pensadas antes de iniciar sua execução.

Porém, mesmo com um bom planejamento, os projetos nem sempre ocorrem conforme foram esboçados no início.  Por isso, a implantação de uma metodologia de gerenciamento de projeto é tão importante ? ela ajuda a antecipar eventuais problemas que surjam no projeto de uma startup, bem como aumenta as chances de que o mesmo tenha contato com a melhor solução para resolvê-lo. ?A gestão de projetos é importante para a pessoa se antecipar a qualquer tipo de interferência que possa ter no resultado. Ou seja, se você não tem uma gestão de projetos, você não sabe onde o seu projeto vai chegar?, explica José Roberto Paim Neto, gestor de Projetos em TI.

Empresas tradicionais x Startups: qual a diferença?

Empresas estabelecidas buscam metodologias de gestão de projetos já implementadas e testadas no mercado há anos para utilizar experiências anteriores como uma espécie de guia para seu projeto. De acordo com Bruno Torres Boeger, gerente de projetos e marketing da Hag Consulting & Ventures, esse tipo de metodologia, geralmente, atende vários aspectos corporativos que exigem monitoramento e controle intenso, como tempo e dinheiro.

Porém, para ser implementada em uma startup, a metodologia de gerenciamento assume um caráter ?testador?. ?Em uma startup, não existe uma operação ou trabalho que, ao ser repetido, garanta lucro sustentável. O objetivo do gerenciamento de projetos em uma startup deve ser viabilizar o teste um modelo de negócio com o menor custo e esforço possível, atuando em indicadores diferentes das irmãs tradicionais?, diz.

De acordo com ele, cada startup precisa desenvolver sua própria forma de gerenciar um projeto, mas existem alguns fatores que podem ser adotados em todos os tipos de metodologias. Na maioria das vezes, os projetos de startups dependem de funcionalidades-chave e o foco nesses trabalhos menores, segundo Boeger, é essencial para atingir o objetivo final do empreendimento.

Há outro fator que diferencia a gestão de projetos dentro de uma startup e a gerência em uma grande corporação: o caráter tecnológico. As inovações presentes na rotina das startups, muitas vezes, contribuem para uma gestão de projetos mais qualificada e econômica. Além de reduzir o custo dessa atividade no orçamento da empresa, quando alinhamos a gestão com ferramentas tecnológicas é possível diminuir o tempo gasto com essa operação, otimizando o andamento da iniciativa.

Nesse contexto, utilizar softwares simples de gestão de projetos, como Trello e Asana, e realizar reuniões frequentes de baixa duração são aspectos fundamentais para garantir agilidade em ajustes e delegação de atividades dentro de uma equipe enxuta. ?Limitar o tempo é de grande importância, obrigando todos a serem objetivos e assertivos perante o que se diz na reunião. Fazê-la de pé é uma boa forma de potencializar a velocidade da mesma, pois a maioria das pessoas ficam desconfortáveis mais rápido e são forçadas a serem mais assertivas?, explica o especialista.

Mas o que o gerenciamento de projeto traz para as startups?

Segundo Hayala Curto, CEO da Seed e idealizador do software NetProject, as ferramentas oferecidas por um sistema de gerenciamento de projetos colaboram para a rapidez do cumprimento das demandas de uma startup através de metodologias igualmente ágeis, que aprimoram a comunicação, transparência e eficiência. Além dessas, a gestão de projetos traz inúmeros outros benefícios, que são atribuídas a todos os envolvidos no processo ? desde o líder, planejador, supervisor até o cliente e a equipe como um todo, de acordo com Gil Espinha.

Aumento de produtividade e desempenho

Ao adotar metodologias de gestão de projetos é possível centralizar todas as informações envolvidas no projeto e, consequentemente, acompanhá-las de uma maneira mais simples. A partir dessa lógica, todos os profissionais comprometidos com o projeto estarão alinhados em relação ao andamento do projeto, o que contribui para o aumento da produtividade da startup.

Redução de custos e controle do financeiro

Após implantar o gerenciamento de projetos, os empreendedores conseguem estimar os custos de cada etapa do projeto antes de iniciá-lo e, com isso, é possível administrar a lucratividade da iniciativa e evitar gastos desnecessários. Além disso, quando o startup possui um controle maior sobre o orçamento disponível, é possível zelar pela saúde financeira de cada projeto e pelo retorno que o mesmo trará para a empresa ou cliente.

Diminuição de riscos

A gestão de projetos também reduz prejuízos em determinado projeto, uma vez que todos estão expostos a eventuais problemas. Porém, como o empreendedor já estará preparado para identifica-los, segundo Gil Espinha, será mais simples antecipar soluções preventivas e corretivas para que os problemas não prejudiquem a saúde do projeto. ?A startup fica pivotando a todo momento, então, montar estratégias com objetivos a curto prazo, a partir de uma boa gestão de projetos, é possível ser muito mais assertivo?, diz Paim Neto.

Mensuração de resultados

Métricas são essenciais para um projeto, uma vez que revelam o índice de sucesso de determinado empreendimento ou gestão. Quando aliadas a uma ferramenta tecnológica, essa mensuração de resultados fica ainda mais precisa ? além de identificar erros e acertos, ela também pode avaliar a qualidade do que foi ou não alcançado. A partir dos resultados, os empreendedores são capazes de aprimorar seu modo de gestão e, em alguns casos, reverter um eventual resultado negativo.

Aumento da agilidade

O gerenciamento de projetos garante a redução do tempo gasto com atividades desnecessárias. Além disso, por reunir todas as informações envolvidas no projeto em um só lugar, é possível criar uma maior agilidade na hora de tomar decisão sobre determinada ação.

Engajamento do time

Transparência é uma das palavras-chave de um gerenciamento de projetos eficiente ? com ele, é deixado claro para toda equipe as responsabilidades e prazos de cada membro. O alinhamento de informações e uma comunicação claro em relação a cada etapa do projeto faz com que a equipe assuma um perfil colaborativo e se engaje ainda mais no projeto, zelando por um resultado positivo em todos os aspectos.

A gestão de projetos em uma estrutura enxuta

Já passou da hora de startups investirem no gerenciamento dos seus projetos ? porém, ao contrário de empresas estabelecidas, essas empresas nem sempre possuem uma estrutura interna robusta para assumir uma gestão mais complexa e tradicional. Além de não dominar completamente as metodologias que serão utilizadas durante todo o processo, os empreendedores contam com recursos escassos para recrutar profissionais ou alguma consultoria especializada para realizar as atividades da área.

Entretanto, uma série de novas metodologias para a gestão de projetos, que foram criadas recentemente, ajudam a preservar a agilidade das startups na hora de tomar uma decisão. Além do clássico post-it, diversas ferramentas de gestão online estão sendo utilizadas atualmente como parte de uma iniciativa chamada Gestão Visual de Projeto, uma abordagem que busca desenvolver um produto ou ideia por meio de uma metodologia simples e intuitiva, mas que cumpre todos os requisitos propostos pela gestão de projetos convencional.

Além disso, considerando que startups estão inseridas dentro de um ecossistema colaborativo, uma boa opção seria compartilhar o profissional responsável pela gestão de projetos, de acordo com Renato Nascimento, consultor sênior da OneForce Systems. ?É cada vez mais comum estabelecer esse convívio em busca de benefícios mútuos. Esse profissional ou um escritório especializado pode trabalhar de forma distribuída, suportando o ecossistema como um todo?, diz.

Mesmo no pior cenário, no qual não é possível contratar ferramentas online focadas na Gestão Visual de Projeto ou  mesmo compartilhar um gestor de projetos, é importante que uma pessoa da própria startup seja designada como um gerente de projetos. Nesse contexto, é essencial que a pessoal responsável se dedique para ?garantir que a estrutura rode e, principalmente, para manter a coesão entre as atividades e as metas estabelecidas?, afirma Renato.

Como começar?

No início da vida de uma startup, cadernos e post-its conseguem suprir as necessidades básicas de organização. Porém, à medida que a empresa ganha escala, torna-se inviável gerenciar o andamento de um projeto apenas por trocas de e-mails e a contratação de ferramentas online que ajudem nesse processo, como Trello, Asana e Azendoo, se torna indispensável.

Trello

O Trello é uma ferramenta de colaboração flexível usada por mais de 17 milhões de pessoas de várias maneiras ? desde comerciantes até gerentes de projeto ou planejadores de casamentos. O design simples do Trello, que gira em torno de espaços em branco chamados de “boards” e post-its virtuais chamados “cards”, oferece espaço para rastrear, planejar ou organizar qualquer coisa que você escolher. Além disso, dentro de cada card é possível fazer comentários, upload de arquivos, marcar pessoas, organizar por tags e até mesmo controlar se determinado planejamento é público ou privado.

Asana

A Asana é uma ferramenta que ajuda a coordenar todo o trabalho colaborativo de uma equipe ? nela, todos sabem o que precisa ser feito, quem é o responsável pela tarefa e quando o trabalho deverá estar pronto. Em cada tarefa inserida na ferramenta, que é separada por projeto, é possível visualizar o calendário completo com o andamento de cada atividade. Além disso, a Asana possibilita adicionar comentários nas tarefas e marcar o responsável por cada atividade.

Azendoo

O Azendoo é um gerenciador de projetos, que possui versões para web, desktop e iOS/Android, permite que profissionais visualizem o projeto como um todo, o status de cada etapa e ainda garante a produtividade e engajamento do time. Além disso, o Azendoo possibilita fazer integração de arquivos com o Google Drive, Dropbox e Evernote, acompanhar as tarefas designadas a outras pessoas de equipe, comentar em cada atualização e até mesmo enviar mensagens diretas, fazer enquetes e interagir com a equipe em um feed de notícias.

Fonte: Start Se